Grand ménage numérique : 5 astuces simples pour alléger ton quotidien en ligne

Le 26 mai dernier, nous avons animé un webinaire sur le grand ménage numérique en compagnie d'Audrey Shink de Blue Eden Technologies.

Pendant près d'une heure, nous avons parlé d'outils oubliés, de fichiers introuvables, de sites web poussiéreux et de cette drôle de tendance qu'on a tous à accumuler des outils numériques comme on accumule les fameuses boîtes dans le garage.

Au fond, un environnement numérique mal organisé, ce n'est pas seulement une question de technologie. C'est aussi une question de temps, d'énergie et de charge mentale.

D'ailleurs, si tu passes seulement 10 minutes à chercher un fichier, un mot de passe ou une information cinq fois par semaine, tu perds plus de 43 heures par année. Oui, oui: plus d'une semaine complète de travail! 

Comme quoi le désordre dans ta gestion numérique finit par coûter cher.

Voici donc cinq astuces simples pour retrouver un peu de clarté dans ton quotidien en ligne.

1. Commence par identifier ton plus grand irritant

Quand on pense au ménage de notre écosystème numérique, on a souvent envie de tout régler en même temps.

• Les fichiers.

• Le site web.

• Les courriels.

• Les mots de passe.

• Les réseaux sociaux.

• Les outils qu'on n'utilise plus.

Le problème avec ce type de réflexion, c’est qu’on ne sait plus par où commencer.

Notre premier conseil est beaucoup plus simple : choisis une seule zone chaotique.

Pose-toi quelques questions simples :

• Est-ce que je retrouve facilement mes fichiers?

• Est-ce que je recrée régulièrement des documents qui existent déjà?

• Est-ce que mon site web reflète encore mes services actuels?

• Est-ce que je paie pour des outils que je n'utilise plus?

L'objectif n'est pas de tout transformer du jour au lendemain. C'est d'identifier ce qui te fait perdre le plus de temps ou d'énergie et de commencer par là.

2. Transforme ta chasse au trésor en bibliothèque

Pour savoir si ton système de classement fonctionne, pose-toi cette question : ton environnement numérique ressemble-t-il davantage à une bibliothèque ou à une chasse au trésor? 

Parce qu'au fond, c'est exactement ça.

Quand chaque document est rangé à un endroit logique et facile à retrouver, ton environnement numérique ressemble à une bibliothèque bien rangée.

Quand tu dois fouiller dans quinze dossiers, ouvrir trois versions différentes du même document et demander à tes collègues où se trouve la bonne copie, tu es plutôt dans une chasse au trésor.

Pour simplifier ta structure :

• limite le nombre de dossiers principaux;

• évite les sous-sous-sous-dossiers à l'infini;

• archive ce que tu n’utilises plus régulièrement;

• supprime les doublons dès que tu les repères.

Un petit truc qu'on aime beaucoup : crée un dossier « Archives 2025 » et déplace-y les documents que tu dois conserver sans les utiliser au quotidien. 

Et si tu cherches une action rapide à poser aujourd'hui, supprime simplement 10 fichiers inutiles. Pas 500. Juste 10.

3. Fais le tri dans tes outils pour ton ménage numérique

Les organisations accumulent souvent des outils de la même façon qu'on accumule des objets dans un garde-robe.

On les garde « au cas où ».

Puis un jour, on se retrouve avec :

• deux plateformes d'infolettre;

• trois espaces de stockage;

• quatre outils de gestion de projet;

• une application installée depuis 2018 que personne n'a jamais réouverte.

Pour savoir si un outil mérite encore sa place dans ton écosystème numérique, pose-toi ces quelques questions :  

• Est-ce qu'on l'utilise vraiment?

• Est-ce qu'il remplace quelque chose?

• Est-ce qu'il simplifie réellement notre travail?

• Est-ce que tout le monde sait comment l'utiliser?

Nous avons aussi parlé d'une situation que plusieurs OBNL et entreprises connaissent bien : saisir la même information à plusieurs endroits différents.

Par exemple :

• entrer un membre dans un fichier Excel;

• recopier les mêmes informations dans un document Word;

• les saisir ensuite dans un rapport statistique;

• puis dans une autre plateforme.

Chaque double saisie représente du temps qui pourrait être consacré à la mission de l’organisme ou de l’entreprise.

Avoue-le : il y a probablement au moins un outil dans ton organisation que personne n'ose supprimer parce que plus personne ne sait à quoi il sert. 

L'objectif n'est pas d'avoir plus d'outils.

L'objectif est d'avoir les bons outils.

Et les mots de passe dans tout ça?

Petite question sans jugement : si la personne qui gère actuellement les mots de passe de ton organisation partait en vacances demain matin, est-ce que quelqu'un d'autre pourrait accéder aux outils essentiels?

Si la réponse est « euh... peut-être? », il est probablement temps de revoir votre système!

Des outils comme Password Hub de Dévolutions permettent de centraliser les accès de façon sécuritaire et de les partager avec les bonnes personnes, au bon moment.

C'est plus efficace que le traditionnel document Word intitulé Mots de passe IMPORTANTS qu'on cherche tous un jour ou l'autre. 😅

L'objectif n'est pas seulement d'être plus sécuritaire. C'est aussi de gagner du temps, de réduire le stress et d'éviter bien des casse-têtes.

4. Tu n’as pas besoin d'être partout sur les réseaux sociaux

Voici probablement l'un des plus grands mythes du marketing numérique.

Non, tu n’as pas besoin d'être sur toutes les plateformes.

On connaît tous quelqu'un qui nous a déjà dit :

« Il faut absolument que tu sois sur TikTok. »

« Tout le monde est sur LinkedIn maintenant. »

« Facebook est mort. »

« Instagram aussi. »

Bref, à écouter Internet, il faudrait être partout en même temps.

Heureusement, ce n'est pas vrai.

La réalité, c'est qu'être présent partout est souvent épuisant et ça ne sert à rien, au final! 

En plus, certaines plateformes te demandent beaucoup plus d'énergie que d'autres. Par exemple, pour moi qui écris cet article de blogue, l’écriture est ma force. Donc, faire des vidéos sur TikTok me prendrait des heures et me tirerait énormément de jus!

Par contre, rédiger des publications longues sur LinkedIn est plus facile dans mon cas. C’est donc la plateforme où je me sens le plus à l’aise. 

En outre, nous avons tendance à croire qu'il faut publier tous les jours pour être visible.

Pourtant, ce n'est plus vraiment le cas.

Aujourd'hui, ce qui fonctionne, c'est un contenu :

• utile;

• cohérent;

• destiné aux bonnes personnes.

Mieux vaut une plateforme active et bien entretenue que quatre comptes abandonnés.

5. Ton site web n'est pas un musée

Cette expression nous fait souvent sourire, mais elle est étonnamment vraie. Trop souvent, on crée un site web, puis on le laisse vivre sa vie pendant des années.

Pourtant, un site web devrait évoluer avec ton organisation.

Si ton site parle encore d'un événement à venir en 2022, il est peut-être temps de le dépoussiérer. 

Voici quelques éléments à vérifier :

• les membres du conseil d'administration;

• les employés;

• les coordonnées;

• les heures d'ouverture;

• les services offerts;

• les rapports d'activités;

• la politique de confidentialité;

• la conformité à la Loi 25.

Au-delà de l'information, un site web à jour envoie aussi un signal important.

Aux visiteurs, d'abord : si tu arrives sur un site dont les dernières nouvelles datent de plusieurs années, tu pourrais te demander si l'organisation existe encore ou si elle est vraiment active.

Mais aussi aux moteurs de recherche : Google, Bing et les outils d'intelligence artificielle favorisent davantage les sites qui démontrent qu'ils sont actifs et entretenus. c'est aussi excellent pour le SEO!

Pas besoin de publier un nouvel article chaque semaine. Simplement de montrer que ton organisation est vivante fait une différence.

Le vrai objectif : moins de perfection, plus de clarté

S'il y a une seule chose à retenir de cet article, c'est celle-ci : le but n'est pas d'avoir un environnement numérique parfait.

Le but est de créer un système suffisamment simple pour que tu puisses retrouver tes fichiers, gérer tes outils et mettre à jour ton site web sans avoir envie de lancer ton ordinateur par la fenêtre!

Commence petit :

• Supprime 10 fichiers.

• Ferme un compte inutile.

• Classe un dossier.

• Mets à jour une page de ton site.

C'est souvent comme ça que les plus grands changements commencent : par un tout petit pas.

Besoin d'un regard externe?

Parfois, le plus difficile n'est pas de faire le ménage. C'est de savoir par où commencer.

Chez Ôtruche Marketing, nous proposons un accompagnement pour t’aider à faire le point sur ta présence numérique, tes outils marketing et ton écosystème web afin d'identifier des actions concrètes, réalistes et adaptées à ta réalité.

Après tout, le but n'est pas d'avoir un système parfait. C'est d'avoir un système que tu peux réellement maintenir dans le temps, et on est là pour toi!

Découvre notre offre en lien avec cette problèmatique juste ici: Offre Grand ménage numérique d'Ôtruche Marketing 

Questions fréquentes sur le grand ménage numérique

Qu'est-ce qu'un grand ménage numérique?

Le grand ménage numérique consiste à faire le tri dans ses fichiers, ses outils, ses mots de passe et sa présence en ligne afin de réduire la charge mentale et gagner en efficacité.

À quelle fréquence devrait-on faire un grand ménage numérique?

Une révision légère chaque trimestre et un ménage plus complet une fois par année permettent généralement de garder un environnement numérique sain.

Pourquoi mon organisation numérique est-elle importante?

Une bonne organisation numérique facilite le travail quotidien, réduit le temps perdu à chercher des informations et améliore la collaboration.